شرح وظایف در حوزه غیر هیات علمی

 
شرح وظایف امور کارکنان و اعضای غیر هیات علمی
  • اجرای سیاست ها و خط مشیهای دانشگاه در زمینه های مربوط به امور اداری ، استخدامی.
  • همکاری در اجرای طرح طبقه بندی مشاغل کارکنان
  • تعیین رشته شغلی پست های سازمانی دانشگاه با توجه به طرحهای طبقه بندی مشاغل.
  • ایجاد ، نگهداری و به روز رسانی اطلاعات کارکنان
  • مشارکت در جلسات و کمیسیونهای مختلف مورد درخواست و اظهار نظر و ارائه پیشنهادات لازم .
  • همکاری در ارزشیابی عملکرد کارکنان و ارائه گزارش به مقام مافوق.
  • اعلام شروع بکار و خاتمه کار کارکنان به مراجع زیربط
  • ابلاغ کلیه دستورالعمل ها و اطلاعیه های مربوط به کارکنان با هماهنگی مدیر امور اداری.
  • انجام امور مربوط به صدور احکام پرسنلی کارکنان.
  • همکاری در تهیه و تنظیم آیین نامه ها و بخشنامه ها و دستورالعمل های لازم و نظارت مستمر بر حسن اجرای بخشنامه ها و آیین نامه ها.
  • امور کارشناسی مربوط به بررسی مدت مجاز توقف در وضعیت پیمانی، رسمی آزمایشی و استخراج وضعیت های موجود کارکنان و اعلام به واحدهای مربوط.
  • مطالعه مستمر مجموعه قوانین و مقرارات اداری و استخدامی کشور، قوانین کار، بخشنامه ها و تصویب نامه ها به منظور آشنایی کامل در اجرای آنها و پیشنهاد روش های مطلوب در اداره امور استخدامی دانشگاه.
  • بررسی پرونده های پرسنل حائز شرایط بازنشستگی و تهیه گزارشهای لازم در خصوص بازنشستگی کارکنان.
  • بررسی پرونده‌ها جهت ارزشیابی به ارتقا طبقه و رتبه.
  • صدور گواهی اشتغال به کار.
  • تهیه مدارک لازم و ارسال به مراجع ذیربط جهت تبدیل وضعیت استخدامی.
  • به روز کردن سیستم حضور و غیاب اعضای غیر هیأت علمی.
  • محاسبه و استخراج اضافه کار، تاخیر و تعجیل، ماموریت و مانده مرخصی های اعضای غیر هیأت علمی.
  • ارائه گزارش از وضعیت انجام امور محوله به مدیر اداری.
  • انجام امور مربوط به مکاتبات واحد مربوطه و پیگیری نامه های وارده و صادره.
  • امور مربوط به انتقال سوابق بیمه ای از صندوق ها و تغییر صندوق بیمه ای.
  • همکاری با مدیر اداری در تامین نیازهای نیروی انسانی با استفاده از برنامه های جابجایی، نقل و انتقال و تغییر شغل با هدف بالا بردن رادمان کاری پرسنل.
  • تهیه و تنظیم و نگهداری پرونده های استخدامی پرسنل.
  • انجام امور اداری مربوط به استخدام ، انتقال، مأموریت و مرخصی کارکنان.
  • ارائه راهکارهای تکمیلی در جهت بهینه سازی سیستم های مکانیزه مورد استفاده در دانشگاه.
  • پیش بینی و برآورد نیروی انسانی مورد نیاز دانشگاه با همکاری مدیر اداری.
  • مستند سازی فرآیندها و روش های انجام کار با همکاری مدیر اداری.
  • بررسی پیشنهادات و یا شکوائیه های کارکنان در ارتباط با نحوه تطبیق با طرح طبقه بندی مشاغل و ارائه رهنمودهای لازم.
  • تهیه شرح وظایف پست های سازمانی دانشگاه با همکاری واحدهای ذیربط.  
  • صدور کلیه احکام پرونده های محوله طبق حروف الفبا (تبدیل وضعیت، انتقالی، ماموریت، حق اولاد، بازخرید خدمت، ضرایب سالانه ، انتصاب ، اعمال مدرک ، بدون حقوق ، اعمال ضرایب و......)
  • امور استخدامی به صورت قراردادی و تمدید قرارداد ها
  • اجرای بخشنامه های مختلف ابلاغ شده مرتبط با این حوزه
  • ثبت و تائید احکام کارگزینی کارمندان در سایت کارمند ایران جهت برقراری حقوق
  • بهنگام سازی خلاصه پرونده پرسنلی
  • تهیه آمار و گزارشات پرسنلی لازم
  • تهیه و تنظیم لیست حق لباس کارکنان هر 6 ماه
  • تهیه و تنظیم لیست عیدی کارکنان
  • انجام مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی در خصوص کلیه کارکنان
  • اخذ کد بیمه در ابتدای استخدام جهت برقراری حقوق
  • اخذ مفاصا حساب بیمه ای کارکنان
  • اخذ خسارت درمان ازسازمان بیمه خدمات درمانی
  • برگ شمار پرونده های پرسنلی پس از بایگانی
  • اسکن کلیه پرونده های کارکنان دانشگاه و تهیه فایل جداگانه برای هر پرونده
  • ثبت وبررسی کلیه مرخصیها اعم از روزانه ،ساعتی و ماموریتها
  • ثبت وکنترل ورود وخروج پرسنل
  • تعریف گروه کاری
  • تهیه گزارش اولیه برای ارسال به دانشکده ها و واحدهای مربوطه
  • تهیه گزارش نهایی ساعت کارکرد ،روزکارکرد،غیبت های روزانه ویا ساعتی کلیه کارمندان (رسمی ،پیمانی، کارگری ،قراردادی وشرکتی )جهت ارسال به امور مالی جهت پرداخت حقوق